10.08.2023

Склады необходимы для хранения товарных запасов и формирования ассортимента производителя или предприятия. Без них не обойтись ни на одной стадии движения товаров, поэтому так важна правильная организация работы склада. При этом необходимо учитывать продолжительность хранения, объем и характеристики хранящейся продукции, планировку и площадь помещения, наличие специального оборудования. Это поможет контролировать движение товаров, повысить эффективность бизнес-процессов, предотвратить потенциальные убытки и потери. Давайте же разберемся, как грамотно организовать складскую деятельность предприятия.

Учет

Организация складского хозяйства начинается с регулярного количественного и качественного учета хранящихся на складе материалов и товаров. Процесс контролирует главный бухгалтер или завскладом, а реализует кладовщик. Нужно понимать, что в работе складского хозяйства участвуют также грузчики и младший рабочий персонал. Работники склада несут материальную ответственность за непредвиденные убытки и «недостачу». При увольнении или приеме на работу новых сотрудников проводится обязательная инвентаризация. На законодательном уровне учет регламентирован ФСБУ 5/2019 «Запасы».

Учет помогает контролировать:

• объем и ассортимент товаров;
• товарооборот;
• сроки годности и сроки хранения продукции;
• показатели продаж;
• расчеты с поставщиками.

С помощью учета можно предотвратить убытки за просроченные или утерянные товары, хищение со стороны кладовщиков и иных сотрудников, возможную порчу материальных ценностей компании.

Как правильно организовать учет на складе? Универсальных способов нет, каждое предприятие выбирает максимально подходящий в его случае вариант:

1. Сортовый. Вся номенклатура сортируется по группам и подгруппам с учетом отдельных позиций. Сложности возникают из-за разных единиц измерения.
2. Номенклатурный. Не требует деления на группы, для каждой позиции заводят собственную карточку. Идеальный метод при небольшом товарном ассортименте.
3. Партийный. Главное преимущество — оптимизация расчетов с поставщиками.
4. Партийно-сортовый. Товары принимают партиями, а затем сортируют первым способом.

Для каждого из методов разработано свое документальное оформление.

Элементы системы управления логистикой

С точки зрения логистики, складское хозяйство на предприятии состоит из нескольких элементов, каждый из которых является важным и обязательным звеном в процессе движения и хранения товаров. Перечислим их все:

1. Первое звено — организация складского хозяйства на предприятии. Включает в себя создание ТЗ на строительство или обустройство склада, выбор способа складирования и размещения товаров в складском помещении, выбор системы обработки информации, согласование условий хранения.
2. Организация закупок. Грамотное формирование заявок для поставщиков, утверждение сроков, определение объема закупки с учетом имеющейся площади и потенциальных нужд клиентов.
3. Оптимизация учета. Вместо бумажных ведомостей — электронная база данных с анализом информации по приемке, отгрузке, наличии товаров.
4. Прием и размещение товаров и/или материалов. Соблюдение сроков приемки и разгрузки, подбор места хранения с учетом характеристик каждой позиции, расчет количества стеллажей.
5. Соблюдение условий хранения товарно-материальных ценностей. Важнейшее звено организации работы склада и его элементов. Включает формирование ТЗ по подбору оборудования, оснащения или по реконструкции складского помещения, утверждение мероприятий по сохранности товаров.
6. Обработка претензий. Подготовка формы претензии, план по удовлетворению законных требований клиентов, контроль за ситуацией в случае судебного процесса.
7. Контроль за состоянием хранящейся продукции при помощи программного обеспечения. Включает вычисление позиций с истекающим сроком годности, автоматизацию внутренних процессов и пр.
8. Управление остатками. Сотрудники склада также должны регулярно отслеживать приход, перемещение, расход позиций, рассчитывать оптимальный объем загрузки склада.
9. Режим обработки заказов. Создание техкарт и регламентов по учетным операциям. Введение акций, скидок, бонусов, утверждение стоимости каждой позиции.

Виды складов на предприятии

Поговорив немного об организации работы склада на предприятии, перейдем к классификации складских помещений. Существует шесть основных способов классифицировать хранилище, и каждый из них имеет свои критерии.

По назначению. Все склады можно поделить на:

• розничные — используются для приемки и временного размещения торговых партий с последующей транспортировкой продукции в точки реализации;
• оптовые — хранят крупные объемы ТМЦ;
• производственные — предназначены для хранения продукции, подлежащей в дальнейшем дополнительной обработке;
• транзитные — эдакие перевалочные пункты для транспортно-логистических компаний;
• резервные — здесь хранятся товары, которые могут быть задействованы в непредвиденных ситуациях.

По условиям хранения. Здесь основной критерий сортировки — температурный режим. Различают:

• отапливаемые склады со строгим климат-контролем;
• неотапливаемые — для них характерно полное отсутствие отопления, контроля за температурой, но обязательно наличие хорошей вентиляции;
• морозильные (холодильные) — имеют стабильный минусовой режим;
• мультитемпературные — с несколькими выделенными зонами с разной температурой.

По конструкции. Открытые склады подходят для ТМЦ, которые можно хранить на улице, закрытые — полностью защищают продукцию от внешних агрессивных факторов. Полузакрытые представляют собой промежуточный вариант, снабженный навесом от сильного ветра, снега, дождя.

По ассортименту. Если в хранилище можно размещать разные виды позиций, его именуют универсальным, а если только конкретную продукцию — то специализированным. В целом принята следующая классификация:

• склады для материалов;
• сырьевые;
• для комплектующих, запчастей;
• для инструментов;
• для готовых товаров;
• для тары и упаковки;
• для отходов.

По принадлежности. Складские помещения могут принадлежать производителю, торговой организации, транспортно-логистической компании (экспедиторской фирме, 3PL-оператору).

По технической оснащенности. Система складирования на предприятии может быть:

• немеханизированной — в этом случае все работы выполняют вручную либо используя простейшее оборудование;
• механизированной — часть складских операций осуществляется с помощью техники;
• автоматизированной — специальное оборудование задействуется в большинстве складских процессов;
• автоматической — сохранность товаров обеспечивают ИИ и роботы.

Документооборот

Организация складских работ будет максимально эффективной при грамотном формировании документации. Каждая операция требует заполнения определенных актов, форм, накладных.

Приемка. В процессе приемки ТМЦ необходимо заполнить накладные поставщика, приходные накладные, товарно-транспортный документ. Если ТМЦ пришли в ненадлежащем объеме или без сопроводительной документации, составляется акт приема, который позже ляжет в основу претензии.

Хранение. Для каждой позиции на складе создают учетную карту (для фиксации расположения и движения товара) и ярлык ТОРГ 11 (включает наименование, артикул, количество и пр.).

Движение. Чтобы отправить неиспользованные позиции на склад, оформляют накладную-требование М-11. Если продукт увозят на производство или в магазин, заполняют форму ТОРГ-13.

Убытие. Для перенаправления ТМЦ в другой филиал или организацию нужно оформить накладную М-15 с указанием стоимости каждой позиции. Если товары реализуются в другую компанию, оформляют накладную ТОРГ-12. В случае порчи изделия заполняют акт списания ТОРГ-16.

Содержимое документов зависит от особенной деятельности организацию. Документацию можно вести в электронном виде, бумажном формате, в системе ЭДО.

Заключение

Организация складских операций подразумевает регулярное выполнение огромного количества рутинных действий. Для повышения эффективности работы хранилища имеет смысл вложиться в автоматизацию, купить специальное оборудование, учесть особенности погрузки и разгрузки товарно-материальных ценностей, обеспечить контроль за соблюдением правил размещения товаров. Тогда вы сможете предотвратить убытки, укрепить и поднять свой бизнес на новый уровень.